Si aún no ha tenido el placer de tratar con partes interesadas difíciles, no te preocupes. Lo harás pronto. Esto significa que debe armarte con estrategias para gestionarlos de forma amistosa y seguir trabajando en el proyecto a pesar de los posibles obstáculos.
Te quiero ayudar, pues como bien sabes en esto momento de incertidumbre laboral o bien por la situación profesional debido a la pandemia o por la edad. El mundo de los proyectos se esta abriendo para los kowmadas Digitales, pues pueden gestionar los proyectos alla donde quieran.
Aquí hay cuatro consejos para ayudarle a gestionar las partes interesadas y cambiar una situación por el bien del proyecto.
¿De quién es la función de gestionar a las partes interesadas en un proyecto?
Con tantas personas y equipos involucrados en el éxito de un proyecto, es posible que se pregunte de quién es su trabajo para gestionar a las partes interesadas. ¡Esa responsabilidad no es otra que el director del proyecto, por supuesto!
Como director de proyecto, debe proporcionar liderazgo y orientación y también actuar como puente entre las expectativas de las partes interesada en el proyecto y la capacidad de sus equipos para cumplirlas. Si bien la alineación de las partes interesadas es el objetivo, no siempre es la realidad.
Según una investigación realizada por Geneca, sólo el 23% de las partes interesadas y los gerentes de proyecto están de acuerdo cuando se realiza el proyecto.
Un buen director o mánager de proyecto debe trabajar en estrecha colaboración con el equipo para realizar tareas, pero también comunicar y administrar a las partes interesadas para establecer una relación con los altos directivos.
Por qué la gestión de las partes interesadas es importante para la salud de un proyecto
Un aspecto esencial de la gestión de un proyecto es desarrollar relaciones positivas con sus partes interesadas.
Al desarrollar una relación de confianza entre ambas partes interesadas de tu proyecto, los managers de proyecto pueden crear planes sólidos para eliminar retrasos, mitigar riesgos y alinear mejor los proyectos con objetivos empresariales más amplios y satisfactorios para ambas partes.
Evaluar los intereses de sus partes interesadas también proporciona una base sólida para el cumplimiento legal, lo que le permite establecer protocolos que protegen la privacidad de las partes interesadas.
Las líneas rojas que significan una parte interesada pueden volverse difíciles
Crear y desarrollar una estrategia para gestionar las partes interesadas es mucho más fácil decirlo que hacerlo. La gestión de las partes interesadas puede ser un desafío, especialmente si toman medidas que socavan la causa común.
Para ayudarle a identificar a las partes interesadas problemáticas, hemos reunido algunos signos reveladores que indican que puede estar tratando con una parte interesada difícil:
Mala comunicación
Uno de los aspectos más críticos de la gestión de las partes interesadas es la captura de sus expectativas y objetivos del proyecto.
En este punto durante el proyecto, tendrá que aclarar los criterios de rendimiento, las restricciones del proyecto y obtener información adicional sobre cómo las partes interesadas definen el éxito del proyecto. Esta es la manera de delegar tareas con mayor confianza.
Una comunicación clara y coherente es crucial para una organización eficaz, independientemente de su línea de trabajo. Con esto en mente, las partes interesadas que no devuelven llamadas o responden a correos electrónicos a tiempo no hacen su trabajo más fácil. Esta falta de comunicación también puede transmitir su desinterés en el proyecto en su conjunto.
Sólo comparten comentarios críticos
¿Las partes interesadas sólo aportan comentarios cuando dan sus opiniones? Esta es otra señal de advertencia de que está tratando con partes interesadas difíciles: es más probable que escuche comentarios negativos de las reuniones de las partes interesadas durante el proyecto.
Por supuesto, la crítica constructiva nunca lastimó a nadie, e incluso podrías beneficiarte de una honestidad bastante audaz de vez en cuando. Sin embargo, algunas partes interesadas pueden ser groseras y poco cooperativas sin ninguna razón real.
No comparten un sentido de urgencia
Las partes interesadas deben compartir el mismo sentido de urgencia de principio a fin. Después de todo, cuanto antes termines, ¡más ingresos económicos tendrás en el bolsillo! Si las partes interesadas parecen estar bombeando los descansos de su proyecto o dando retroalimentación retrasada, esto puede sugerir que ya no hay un sentido de urgencia en su mente.
Por lo tanto, las partes interesadas que no transmiten un sentido de urgencia son una bandera roja importante.
Extraen recursos del proyecto prematuramente
Si los managers funcionales y otras partes interesadas se niegan a liberar los recursos necesarios para iniciar el proyecto, es posible que no vean necesariamente el valor en el proyecto.
Por lo tanto, su proyecto puede sufrir problemas de calidad y retrasos. Su mejor apuesta aquí es apuntar a la transparencia completa de la campaña, lo que puede ayudar a construir la confianza de las partes interesadas en el proyecto.
Recordatorio: No queme puentes
Lo más importante a recordar es que las partes interesadas también quieren que el proyecto tenga éxito. Sin embargo, la forma en que expresan este deseo puede cambiar a lo largo del proyecto. Un día te apoyarán, y al día siguiente discutirán si el trabajo no se hace de una manera en particular. Pero no están “cambiando de bando”, su lado es el éxito del proyecto. No eres tú contra ellos.
No tome la resistencia personalmente, y recuerde: Los negocios son negocios. Quemar puentes es perjudicial para el éxito profesional. No se puede descartar a las partes interesadas difíciles. Usted debe encontrar una manera de trabajar con ellos (o a su alrededor) y desactivar la situación.
Aquí hay cuatro maneras probadas de tratar incluso con las partes interesadas más difíciles y asegurar que sus proyectos avancen:
Cuatro estrategias para tratar con partes interesadas difíciles
1. Identificarlos y observarlos de cerca
El primer paso es identificar claramente a sus partes interesadas y averiguar qué las motiva. Una parte interesada es cualquier persona que se ve afectada por su trabajo, tiene influencia o poder sobre él, o tiene un interés en su éxito. Estos son algunos ejemplos comunes de individuos o grupos de partes interesadas:
| Tu jefe | Analistas | Inversores |
| Accionistas | Futuros reclutas | Compañeros |
| Gobierno | La prensa | Asociaciones comerciales |
| Altos ejecutivos | Proveedores | Grupos de interés |
| Su equipo | Clientes | Su familia |
| Perspectivas | Colaboradores clave | El público |
| Socios de la Alianza | Asesores | La comunidad |
Puede separar a las partes interesadas en tres categorías principales:
Principales partes interesadas
Personas directamente afectadas por el trabajo. Las partes interesadas principales suelen ser beneficiarias del proyecto. Los clientes a menudo entran en esta categoría.
Partes interesadas secundarias
Personas indirectamente afectadas por el trabajo. Las partes interesadas secundarias incluyen equipos que apoyan el proyecto y/o aquellos afectados por su resultado.
Principales partes interesadas
Personas con una fuerte influencia sobre el trabajo y un interés especial en su éxito. Este grupo incluye ejecutivos.
Cada grupo tiene diferentes intereses, objetivos y agendas, muchos están compitiendo. Identifique y clasifique su influencia e interés para mantener los proyectos en movimiento y evitar ser arrastrados en todas las direcciones. No todas las partes interesadas son iguales, por lo que averiguar quién tiene influencia y es su mejor campeón le ahorra mucho estrés.
Puede clasificar aún más a las partes interesadas utilizando esta sencilla matriz:
(Fuente: Researchgate)
Personas de alta potencia y altamente interesadas:
Estas personas tienen un gran interés en su trabajo y el poder para ayudarle a tener éxito. Es fundamental involucrar plenamente a estas personas y asegurarse de que estén satisfechas. Consultarlos antes de iniciar un nuevo proyecto, prestar atención a su aportación e implementar sus ideas cuando sea posible. Manténgalos al tanto cuando se elijan las ideas de otra persona y hágales saber por qué.
Personas de alta potencia y menos interesadas: manténgase satisfecha
Estas personas tienen poca participación o interés en su trabajo, pero son muy poderosas. Haga todo lo posible para mantenerlos satisfechos, pero no ocupe demasiado tiempo. Busque sus ideas en torno a las grandes decisiones y asegúrese de que entiendan cómo su trabajo las afectará positivamente. Esta gente hace poderosos campeones una vez que los ganas.
Personas de baja potencia y altamente interesadas — manténgase informado
Estas personas son apasionadas por el proyecto y expresan su apoyo a los demás, pero tienen poco poder o influencia. Manténgalos informados de cualquier evolución importante. Su trabajo puede afectar directamente a estas personas, por lo que por lo general están más que dispuestos a arremangarse y ayudarle.
Personas de baja potencia y menos interesadas — monitor
La más apática del grupo, estas personas son las menos afectadas por su trabajo y deben ocupar poco tiempo y atención. No reveste sus plumas y se mantendrán fuera de tu camino.
Utilice la matriz anterior para identificar rápidamente a sus campeones y posibles detractores. Pero tenga en cuenta: Un campeón activo podría convertirse en un obstáculo de la noche a la mañana. Gestione a las partes interesadas y supervise sus correos electrónicos o comentarios de revisión de estado para anticipar el giro de la marea. Mantenga los canales de comunicación abiertos para evitar cualquier negatividad creciente.
2. Escuchen lo que dicen
No cierres los canales de comunicación porque no te gusta lo que escuchas. Trate de ver de dónde vienen las partes interesadas difíciles y póngase en su lugar para entender mejor su motivación y metas.
Haga un esfuerzo para entender su punto de vista. Si lo que dicen es frustrante, pregúntese: ¿Sus necesidades se alinean con los objetivos de su proyecto? ¿Simplemente quieren que las cosas se hagan de otra manera? Trate de encontrar puntos en común.
Por encima de todo, la gente quiere sentirse comprendida y sentir que sus opiniones importan. Estas son algunas maneras de gestionar a las partes interesadas y mostrarles que importan:
- Encuentra a las personas roles de proyecto que mejor se adapten a sus intereses y talentos
- Tratar siempre a las personas con respeto, incluso cuando los temperamentos suben
- Dar elogios a menudo, especialmente cuando usted nota un comportamiento positivo
- Proporcionar capacitación y coaching a todos los involucrados
- Ofrezca a las personas la oportunidad de compartir sus ideas y opiniones con el grupo y ayudar a tomar decisiones
3. Reúnete con ellos uno contra uno
Programe tiempo para reunirse con las partes interesadas difíciles individualmente.
La reunión sin otras partes interesadas en la sala elimina la presión y las hace sentir más cómodas. Esto conduce a conversaciones más claras y tranquilas.
Tómese este tiempo para explorar su punto de vista y las soluciones preferidas. Sin embargo, no preguntes descaradamente por qué no les gusta tu plan. En su lugar, haga preguntas abiertas sobre sus opiniones y pregunte cómo sienten que el proyecto está progresando.
La gestión de las partes interesadas uno a uno también evita que sus opiniones negativas influyan en los demás en el proyecto. Cuando la retroalimentación cruza la línea de la negatividad constructiva a la pura, es mejor aislar la situación y manejarla uno a uno.
4. Determinar su motivación
¿Qué está causando la repentina resistencia de sus partes interesadas? ¿Les preocupa repasar el presupuesto? ¿Ansioso que el proyecto no está resultando como lo imaginaban? ¿Están respondiendo a un consejo de administración que tiene sus propias dudas?
La clave para gestionar a las partes interesadas es abordar la motivación subyacente a su resistencia le ayudará a detectar compromisos, crear una solución de ganar/ganar y terminar el proyecto.
Hágase las siguientes preguntas para llegar al fondo de sus motivaciones:
- ¿Cuáles son sus necesidades empresariales más apremiantes?
- ¿Cuál es la mejor manera de comunicarse con ellos?
- ¿Qué información o detalles desean o necesitan?
- ¿Comprenden completamente su trabajo o necesitan alguna explicación adicional?
- ¿Quién los influye?
- ¿A quién influyen?
- ¿De qué son responsables?
- ¿A quién reportan?
El trabajo de detective sólo le llevará tan lejos: No tenga miedo de hacer estas preguntas a sus partes interesadas directamente. Mantenga las líneas de comunicación abiertas para anticipar cualquier resistencia y ajustar en consecuencia.
Mantener a la gente avanzando
Escuche a sus partes interesadas y esfuércese por satisfacer sus necesidades, difíciles o no. Asegurarse de que se sienten escuchados, valorados y apreciados aumenta la confianza y el apoyo. Construir relaciones y entender la motivación requiere tiempo y esfuerzo, pero hará que su trabajo sea más fácil a largo plazo. ¡Los proyectos tienen más éxito cuando todos están a bordo y en la misma página!
La visualización de los plazos y objetivos del proyecto es solo uno de los muchos aspectos de la gestión exitosa de las partes interesadas. Con las herramientas avanzadas de informes o dashboards, los managers de proyectos pueden aprovechar una mayor visibilidad de la productividad y la presión de la carga de trabajo de sus equipos.
La automatización, los informes en tiempo real y los paneles personalizables le permiten eliminar los retrasos en la comunicación y garantizar que su equipo y las partes interesadas puedan alcanzar los objetivos empresariales juntos. Centraliza la gestión de proyectos en una única plataforma para que tu y tus colaboradores, así como las partes interesadas de tu proyecto estén siempre en el mismo sitio y habléis todo el mismo leguaje.