Se acerca el final de año, esa época en que hacemos un repaso de lo que hemos conseguido este año, y preparamos nuevos propósitos para el año siguiente. Es frecuente que esos nuevos propósitos se refieran a hábitos que queremos cambiar, cosa nada fácil a veces, pero no imposible. Para empezar, no sabía como poner el nombre a este post pues para realizarlo al igual que el ebook que estoy preparando estoy acudiendo a muchas fuentes de información.
Para empezar, hablar sobre los hábitos he escuchado post, audiolibros, he leído ya unos cuantos libros.
De todos lo libros el que mas me ha marcado por decirlos de alguna forma es el libro de Steve Covey “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” y a partir de aquí muchos libros, como “hábitos atómicos”, …… pero como dice en el Mago More en su libro los “Superpoderes” los hábitos son de verdad unos superpoderes ya lo decía Aristóteles.
¿Cómo nace la idea del cubo?
La idea del cubo nace con el fin de simplificar todo este mundo de crear hábitos, los 15 hábitos para vivir con abundancia, Los 10 hábitos para la organización, los n hábitos para……. lo que hice fue recopilar las 6 fundamentales y a partir de aquí los vas descomponiendo en otros más pequeños o mini hábitos. Y puedes ir creando los cubos que quieres en forma de pirámide. De esta manera en el cubo los puedes visualizar y luego los vas ejecutando según los vas construyendo en forma piramidal tal como te muestro en la figura. Puedes usar los cubos que quieras como Legos J y veras como vas construyendo tu vida KNOWMAD. También te enseñare hacerlos de forma digital.
Este sería un ejemplo del cubo de los hábitos para ser más productivos valdría también para gestionar la información.
Primero os voy a detallar cada uno de los pasos:
- Recopilar: Las ideas son una síntesis tanto de nueva información como de la información que ya existe en tu memoria. Pueden venirte a la cabeza en cualquier momento Y no siempre aparecen en el momento adecuado. Lo mismo estás en una reunión en la que se desata una idea que quizá sea relevante, pero de igual manera puede ocurrirte que los gemelos rojos del hombre que tienes enfrente te recuerden que tienes que comprar unas cortinas nuevas para el cuarto de tu hijo.
Las ideas pueden resultar útiles en cualquier momento o simplemente estar relacionadas de manera tangencial con lo que estás haciendo. Esto significa que pueden distraerte, pero aun así son importantes. Por eso te recomiendo tres cosas a la hora de recopilar la información:
- Recopila TODO
- Aprende a tomar notas.
- Utiliza una sola CESTA o intenta unificar.
- Procesar: Este proceso es el detonante del stress o muerte cerebral. Se trata de momentos de trabajo improductivo. En el caso de la mayoría, se trataría de comprobar el correo electrónico, las redes sociales de manera compulsiva, jugar una partida rápida de algún juego o enredar con el maquillaje, ver lo que hay en el bolso o en el cajón. Estos trabajos requieren muy poco de pensar. Estas actividades nos resultan atractivas porque nuestras funciones cognitivas superiores son inherentemente perezosas. Por este motivo, tendremos con facilidad a perder el tiempo y procrastinar con trabajos irrelevantes cuando tenemos cosas más importantes y exigentes que hacer. En este apartado de procesado tenemos que crear nuestra propia metodología, nuestro árbol de decisiones y no tener miedo a decir NO, ELIMINAR, pues si es importante vuelve.
Aquí vemos lo importante de tener una única cesta de recopilación.
Lo mejor es quedarse con dos cosas de este apartado:
- Capacidad de procesar y tener nuestra metodología
- Aptitud de terminar “Querer” sobre todo para no procrastinar.
- Situar: Bueno después de recopilar y procesar toca ver que hacemos con la información y como la tratamos. Por eso en este apartado lo que vamos a hacer es elegir la herramienta y poner la información en contexto, es decir SITUAR.
Primero elegimos como vamos a tratar dicha información analógica o digitalmente, a mano, dictado o teclado. Vamos a usar esquemas, mapas mentales, garabatos, ilustraciones o solo texto….
En segundo lugar, es ponerlo en contexto, posicionar dentro de nuestra actividad, tareas ver si es relevante o no.
Por último, ya dentro del contexto cuantificar en el espacio y en el tiempo.
De este apartado quedarse con;
- Elegir una herramienta para tratar la información
- Poner en contexto y situación.
- Categorizar; Aquí ya vamos a trabajar la memoria, uno de los principales objetivos del “Cubo de los hábitos productivos” es este trabajar la menoría para vaciarla y saber gestionarla, cuanto más ligera este más rápida va a ir.
A medida que experimentas y aprendes cosas, tu mente recopila grupos de información en bloques, que pueden almacenarse en la memoria a corto plazo. Estos bloques son en realidad entradas para recuperar y descargar fácilmente la información que se ha interiorizado y, a medida que dominas una actividad, estos bloques automatizan la recuperación de cada vez más información. La memoria a corto plazo es un espacio claro en el que las ideas se expresan y manipulan.
Es muy importante a la hora de categorizar las tareas el usar verbo + sujeto + objeto. De manera que nos quede clara cual es la tarea, en esto entraremos más en detalle cuando hablemos de categorizar la información. Cada una de estas acciones es una tarea y un conjunto de tareas en un espacio de tiempo es un proyecto.
Aquí nos vamos a quedar con dos tips:
- Las tareas.
- Los proyectos.
- Priorizar: Aquí vamos a usar la matriz de Eisenhower de priorizar las tareas, pero antes vamos a crear un árbol de las cosas que hacer pues existe una relación muy interesante entre tus necesidades inmediatas y tus deseos futuros u objetivos. Las necesidades se basan en deseos; y los deseos son importantes porque no son en realidad necesidades más profundas y que requieren más tiempo.
Aquí tenemos que aprender a planificarnos en cascada creando un árbol decisiones, ver lo que es importante y urgente, ver cuales son los primeros pasos. Y sobre todo buscar el momento para ejecutarlo de principio a fin, como puede ser a primera hora de la mañana, por ejemplo.
Los tips de esta cara del cubo son.
- Saber priorizar.
- Buscar el momento para la ejecución.
- Archivar: Como has visto hasta ahora llevamos hablando de verbos como son recopilar, procesar, eliminar, situar, hacer, demorar, gestionar, pero el más importante es el de archivar pues he visto que la gente no suele adquirir El hábito de seguir un buen proceso de archivado, incluso cuando tienen las tareas bajo control, y creo que archivar es algo muy importante. Seguro que hay muchas veces tienes ideas, notas o bloques de información que no implican necesariamente una intención concreta, pero aun así te gustaría conservarlas. Algunos ejemplos son:
- Ideas que no se pueden poner en marcha en eso momento.
- Proyecto o compromisos para “algún día”
- Nota especificas sobre un tema en concreto de interés.
- Recuerdos
- Correspondencia para futuras referencias.
- Trabajos terminados.
Y así podríamos poner unos cuantos más. El problema de todo esto es que si lo archivamos y no lo clasificamos vamos a tener otro problema. Aquí haremos otro cubo para archivar la información.
En este apartado debemos tener claro lo siguiente:
- El deposito de archivado de la información el dónde se guarda.
- Las carpetas y subcarpetas para así llegar en menos de 5 pasos a la información. Para tener un proceso de recuperación Ágil
- Tener claro cuales son los puntos clave o palabras clave en su clasificación.
- La seguridad donde se guarda, copia de seguridad
- Y hoy en día el acceso multidipositivo y pues cada vez hacemos uso de la información en cualquier lugar, además que esto es bueno para nuestra menoría.
Esto es la metodología que uso, no es la mejor ni peor, pero te puede ayudar.
A continuación, te dejo una plantilla para que tengas a mano como disparadores mentales de tal manera que te ayude a crear dichos hábitos.
A lo largo de los posts de serknowmad iremos viendo cada una de las caras y sus respectivas variantes.
