Vamos a ver algunas ideas para crear, adaptar tu zona de trabajo, es aquí donde vas a pasar muchas horas por lo que es importante movernos con soltura y tener un cierto orden.
Te voy a dejar varios tips que te pueden ayudar:
Tip 1:
De forma periódica revisa, armarios, cajones. Así sabrás donde están las cosas y no sabes el tiempo que ahorras buscando, pon las cosas que más sueles usar siempre el mismo sitio así sabrás casi de inmediato donde están las llaves, garantías, facturas, fotos, contratos, instrucciones, documentación. No te puede imaginar lo que se acumula con el paso de los años.
Tip 2:
Agrupa por carpetas las documentaciones y de forma piramidal de más a menos todo lo importante, seguros, garantías, escrituras, contratos, facturas. Centralízalo todo. Al igual que antes conviene que por lo menos un par de veces al año le des una barrida a todo y con la papelera a lado. En mi caso tengo unas cajas de hierro con un motón de hojas para clasificar en compartimentos, así puedo acceder de forma rápida a toda la documentación. No olvides que por ley hay que guardar documentos varios años. Los otros a la basura, no sabes lo que te vas a ahorrar.
El tiempo estimado en hacer esto no llega a 45 minutos, le puedes sumar 30 minutos en hacer foto o scanner algún documento. Pues yo tengo una replica de la documentación en digital, tiene su ventaja también pues puedo acceder a ella desde cualquier lugar.
Tip 3:
Controla tus finanzas personales, puedes ordenar tus finanzas personales con aplicaciones en el móvil, además de las que te puede proporcionar tu banco. Algunas aplicaciones como “Money” o “Quicken”, pueden ser de gran utilidad en mi caso tengo Money, pues la tengo en ordenador y me sirve para hacer las estimaciones luego para el día a día uso Fintonic y la app de mi banco. Luego tienes aplicaciones para introducir los gastos diarios, tickets, facturas sobre todo para poder tributar.
¿Cuándo debo ponerme con esto? basta que vayas introduciendo los gastos según los vas haciendo o en la gran mayoría ya te quedan registrado y solo los tienes que exportar si eso a una hoja de calculo, con una vez al mes te llega en función del volumen. Si lo haces periódicamente veras que solo es tener que repasar, pues ya tienes incluso un histórico. Te recomiendo que al final del semestre y al final del año puedas hacer un pequeño informe, o status, te servirá para ver si tienes que rectificar, mejorar o cambiar alguna cosa. Como puedes ver en pocos minutos al mes puedes llevar tu gestión financiera del día a día. No hemos hablado de liquidación de impuestos, declaración renta, tributación….
El tiempo que le puede dedicar al mes como mucho no llega a una hora, por lo menos al principio luego incluso como mucho serán 20 minutos.
Tip 4:
Copias de seguridad. En este apartado de vital importancia te recomiendo que tengas varios tipos de copias de seguridad. Desde documentos importantes, hasta de todos los archivos del pc, por duplicado incluso por triplicado en función de la criticidad de la información. No digas eso conmigo no va pues nunca me ha pasado nada… Pueden ocurrir muchas cosas, desde un accidente, siniestro, incendio, hasta un simple virus. Con esto todo el trabajo perdido en la gran mayoría de casos. No te voy a contar la historia del 11S, del incendio de la torre Windsor.
Esto si lo tienes en la nube, ya tienes mucho avanzado, pero eso usa Dropbox, Onedrive, Drive, icloud… pero usa alguno. Los hay gratuitos y los hay con planes reducidos, pero te aseguro que merece la pena.
Tiempo de dedicación a la semana 5 minutos.
Tip 5:
Documentos de vital importancia, tal como te he comentado en el apartado de copias de seguridad, con los originales, de escrituras, contratos, partidas de nacimiento, testamentos, certificados importantes, avales, etc.… esto te recomiendo que los guardes en una caja fuerte o en lugar bien protegido, tanto de la humedad, fuego, calor, etc. Lo más recomendables en primer lugar es hacerle una copia por lo menos para tenerlos inventariados y si eso poder conseguir un duplicado, y luego lo más recomendable es una caja fuerte como te he dicho y si es fuera de la oficina mejor.
En función de la documentación a esto dedícale un par de horas al año por lo menos la primera vez, luego con una hora al año para revisar es suficiente.
Tip 6:
En línea con las copias de seguridad de los archivos y de los documentos, Utiliza siempre una copia en formato electrónico. Ya hemos hablado de los documentos, archivos, ahora toca de lo menos valor, pero no menos importantes, pueden ser fotos, presentaciones, documentos varios. Para esto están las carpetas de virtuales, que hemos hablado antes en los pc´s pero ahora toca la parte de los móviles, es repetir el mismo proceso.
Si has seguido lo anteriores Tips veras que hemos usado la cámara del móvil como scaner, hemos recogido toda la información de los documentos importantes. Ahora toca salvar esta información. Aplicaciones de utilidad para hacer scanear “ScannerPro”, “OfficeLens” entre otras.
Tiempo aproximado 30 minutos.