Tengo que reconocer que yo hace unos años no era el ejemplo para seguir, pero ya va dieciséis años que he empezado con un proceso de sin papeles y como todo he ido poco a poco. Tengo que reconocer que mucho fue por necesidad, pues al estar viajando no podía estar llevando todos lo documentos que manejaba, catálogos etc., ya llevaba un buen maletón con un ladrillo de portátil Toshiba, que comparado con los que hay ahora, no tienen parangón.
Mi mesa física de había demasiados, papeles, fotocopia, documentos, folletos, presentaciones, carpetas clasificadoras, de anillas, por colores…. todo eso devoraba mi espacio de trabajo, miraba a la mesa y me daba vueltas la cabeza de no saber por donde empezar. Hasta que descubrí que una mesa llena de papeles es una falsa sensación de trabajo, acción, ejecución, pues ya no solo por el orden sino por que estorban para llevar el día a día.
Todo empezó un día cuando he ido a buscar el contenedor de papel y he empezado a tirar, viendo si era o no importante, si estaba en digital o no, si se podía recuperar pues ahora en internet esta todo.
¡Uff! Que alivio como he quedado, desde entonces mi mesa del trabajo no ha vuelto a estar con papeles, están los dos monitores, el teléfono el teclado, ratón y la base del portátil. Hasta el punto de que la gente me pregunta si seguía trabajando allí, por eso que la imagen de la mesa desordenada todavía forma parte de nuestra mentalidad de persona altamente ocupada.
Con esto lo que te quiero decir es que libera tu espacio, ordénalo, si estas seguro que lo necesitas guárdalo, si tienes una copia o puedes conseguir tíralo, hoy en día casi todo tiene una copia en pdf, en internet, extractos bancarios, facturas, recibos…. míralo por el lado que necesitas espacio libre para pensar, para tener las ideas claras sin torres de papel, libros, carpetas. Mucho de todo esto donde mejor esta es en la papelera y si es de la de papel y cartón mejor, reciclemos un poco J
Ahora si no te lleves a engaño, de que al acabar de tirar ya esta, se acabo, ya no hay temas pendientes de terminar, tu bandeja de entrada de asuntos pendientes nunca estara vacía, pues esto sale y vuelve a entrar, vuelves a clasificar…. y ya hay otros documentos que están deseando volver contigo a tu mesa a ocupar su lugar, hacerte compañía, por eso hay que enseñarles la papelera, pues sino van a querer quedarse en tu mesa y se volverán apilar, hasta volver a tener otra torre, intenta dominarlos y hazte amigo de la papelera, no tengas piedad. La clave esta en ver, clasificar, tirar y así continuamente. Lo mejor es ya no imprimir ni generar documentos en papel o imprimibles, es trabajar en digital, pero bueno aun llegan las navidades y te mandan las felicitaciones en un sobre, la revista mensual, el catalogo de las novedades, por suerte cada vez menos.
Despídete del papel pues por experiencia propia te digo que Pareto aquí tampoco se confunde el 80% de los papales no los vas a usar ni los vas a echar en falta y lo dicho los vas a poder recuperar de forma digital o pedir, no pasa nada todo esta a mano hoy en día.
Al cabo de una semana veras que eres otro y no ha pasado nada porque:
- No lo necesitabas
- Trabajas más rápido
- Has creado tu sistema de gestión documental en digital.
- Te concentras mejor en lo que esta haciendo, no hay interrupciones visuales.
De todos modos, tan pronto vuelva a caer un papel en tus manos, dispara una alarma y obsérvalo para:
- Léelo rápido y decide al momento que hacer con el. Regla de los dos minutos.
- Si tienes dudas, directo a la papelera, lo dicho antes de Pareto estos son de los del 20% no pierdas el tiempo, ya volverá o tienes la fuente, origen.
- Y por último si ese documento requiere de tu atención, dásela, ponlo en el sitio que se merece, carpeta de entrada, escanéalo, a digital, guárdalo en documentos pendientes.
Al principio parecerás que estés poseído, loco, aunque la sensación es muy gratificante, pero te aseguro que no pasa nada en el futuro, esa reacción de que, si los voy a necesitar, es importante… es una sensación natural, pero lo dicho no pasa nada la papelera no sabes lo que te va a ayudar, actualmente en mi ofician ya no hay ni papeleras personales, hay un contenedor para todos, es todo digital. Y en mi espacio de trabajo en casa si tengo la papelera y una vez a la semana se vacía.