Organizar con eficacia. Procesar, o vaciar los cajones. GTD (III)

Una vez que hemos reunido todo, debemos vaciar los “cajones”. La única forma de hacer esto es determinar qué debemos hacer en el futuro con respecto a cada item contenido en ellos.
Para tal fin, hay tres reglas: 1. Procesar primero el item que esté arriba:
asegúrese de que cada item sea tratado individualmente sin tomar en cuenta su importancia relativa. De este modo, nos veremos obligados a vaciar los “cajones” completamente, independientemente de la importancia de cada asunto.
Procesar un item a la vez: procure tomar una decisión definitiva sobre cada asunto.
No devolver nada al “cajón”: los “cajones” son puntos de recolección para empezar el procesamiento, no depósitos en los que yacerán eternamente los asuntos. Hágase a la idea de que todo debe ser procesado y nada debe ser diferido.
Ahora bien, ¿cómo procesar lo que hay en los “cajones”? El proceso es muy sencillo y consiste en formular tres preguntas:
1. ¿Puedo llevar a cabo, o resolver, este item?
1.1. Si la respuesta es “no”, entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artículo:
1.1.1. Archivo de espera: aquí pondremos los asuntos que deben madurar más para poder ser llevados a cabo.
1.1.2. Archivo de referencia: aquí almacenaremos información relevante para el futuro.
1.1.3. A la basura: bote tanto como sea posible.
1.2. Si la respuesta es “si”, pase a la próxima pregunta.
2. ¿Es esta una tarea única o aislada?
2.1. Si la respuesta es “no”, pasará al área de trabajo junto a los proyectos relacionados.
2.2. Si la respuesta es “si”, pase a la próxima pregunta.
3. ¿Esta tarea podrá ser hecha en dos minutos o menos?
3.1. Si la respuesta es “no”, entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artículo:
3.1.1. Archivo de tareas delegadas: tareas que delegamos en otras personas mejor preparadas para hacerlas.
3.1.2. Archivo de calendario: si necesitamos un lapso de tiempo para realizar esta tarea, disponga de un calendario en el que reserve el tiempo necesario.
3.1.3. Lista de “próximas tareas”: este es un archivo que debemos mantener a mano. Cuando gozamos de un tiempo libre que no estábamos esperando, podemos aprovecharlo y dedicarnos a este archivo.
3.2. Si la respuesta es “si”, lleve a cabo la tarea inmediatamente. Ni se preocupe de añadirla al sistema. Termínela y ya.