Organizar con eficacia. Productividad Horizontal. GTD (II)

Recolectar, o reunir las cosas

Nuestra mente dejará de lado las tareas de poca importancia si está segura de que hay un sistema que se ocupará de todos los asuntos futuros. Así pues, debemos reunir:
1. Posesiones físicas.
2. Notas escritas.
3. Mensajes electrónicos.
4. Mensajes de voz.
5.Material escrito o publicado.
Pero es muy importante que recolectemos todo, pues de lo contrario nuestra mente se sentirá en la obligación de recordar ciertos asuntos. Esta fase de recolección funciona mejor si:
1. Logramos reunir nuestras cosas en el menor número posible de “cajones”: de lo contrario el sistema será inaplicable.
2. Vaciamos regularmente cada “cajón”: los cajones sirven para recolectar no para almacenar. En otras palabras, no es conveniente que nada permanezca durante mucho tiempo en los “cajones”. Cada asunto debe ser procesado regularmente con nuestro sistema de procesamiento. Demasiadas cosas en un cajón generan estrés y nada de resultados.
3. Todo ha sido tomado en cuenta: sólo dejaremos de preocupamos cuando estemos seguros de que los “cajones” están recolectando todo lo que debe ser recolectado. Llenarlos debe formar parte de nuestras vidas. Esto quiere decir que necesitaremos “cajones” que puedan contener de todo:
3.1. Utensilios que utilicemos a diario.
3.2. Material de referencia, de utilidad en el futuro.
3.3. Fotografías y recuerdos.
3.4. Correo, memos y notas escritas.
3.5. Mensajes telefónicos, tarjetas de presentación y manuales.
3.6. Mensajes de voz y otros materiales auditivos.
3.7. Videos y materiales similares.
3.8. Correos electrónicos.