Comenzaremos esta serie de posts preguntándonos justamente por qué debes organizar tu tiempo. Y te tengo una respuesta simple. Solo piensa cuántas veces te han invitado a salir y tienes que quedarte terminando un proyecto atrasado, todos esos proyectos personales que tienes a medio terminar o todas las veces que le tienes que decir a tus amigos que no tienes tiempo para salir con ellos. Pero ¿sabes qué? Tiempo es lo que más tienes. Lo que necesitas es administrarlo correctamente y dejar de estar ocupado desde que despiertas hasta que te vas a la cama.
De seguro que puedes completar muchas tareas en el día y posiblemente seas muy bueno haciéndolo, pero si tan solo tuvieras una técnica para optimizar tu tiempo, podrías aumentar tu productividad incluso el doble o hasta incluir nuevas actividades en tu vida. Aplicar metodologías para organizar tu tiempo no significa que vas a convertirte en una máquina de trabajo o en un autómata sin distracciones o en esas personas que tienen una agenda completamente saturada. Al contrario, aprenderás a dedicarle el tiempo correcto a cada tarea. Ni más ni menos. El secreto está en no trabajar demás, sino en trabajar más inteligentemente.
Organizar tu tiempo implica también mejorar la calidad de tu trabajo. Piensa que, si tuvieras más tiempo disponible, podrías dedicarle unas horas extra a esas cosas que quieres aprender, hacer a ese sueño que quieres cumplir, a estar con las personas que quieres o simplemente descansar y cargar pilas.
El objetivo final de las técnicas de administración del tiempo es ayudarte a eliminar distracciones, mejorar tu productividad y darte las herramientas para que puedas encontrar el balance perfecto entre el trabajo y tu vida personal.
Buscar ladrones de tiempo, come minutos….
Para empezar lo primero que buscar son esos ladrones del tiempo. ¿Qué te hace perder el tiempo? Es una pregunta más difícil de lo que crees.
Por supuesto que más o menos ya los tienes identificados y no me voy a confundir mucho; empezamos por internet con sus videos de gatitos, juegos, series, …. tiene muchos sitios que nos puede distraer, pero hay muchas más distracciones ocultas a tu alrededor. Seguro te ha pasado, comenzar a trabajar en un proyecto, revisas por un segundo alguna documentación y cuando te das cuenta han pasado horas y no sabes por qué estás revisando en la Wikipedia la biografía de Juan de la Cierva o Torrres Quevedo, no te preocupes, es normal.
Pero estas pérdidas de tiempo, aunque usualmente son involuntarias, son las que después nos obligaran a quedarnos hasta tarde en el ordenador o en la oficina, para ir retrasando proyectos completos.
Hagamos un ejercicio:
Abre el bloc de notas de tu ordenador o mejor aún, busca un lápiz y ponte a anotar los elementos que te distraen.
– ¿Tienes una cuenta en redes sociales y la revisas al menos una vez al día? Anótalo en la lista.
– ¿Te gusta revisar sitios de noticias, deportes o temas que te interesan? Si entras al menos una vez al día, anótalo en la lista también.
– ¿Trabajas con otras personas? Muy probablemente te pongas a conversar con ellos durante el trabajo, pues, aunque socializar es excelente, si lo haces durante el trabajo, anótalo en la lista.
– ¿Programas de mensajería instantánea como Skype? A la lista.
– ¿Usas juegos de cualquier tipo? A la lista también.
– ¿Qué tal tu móvil? Todas esas alertas de Whatsapp, de redes sociales, juegos o noticias definitivamente van a la lista.
– Ahora revisa tu escritorio y tus alrededores. Mira con cuidado y busca elementos que te distraen. Generalmente los tienes cerca y te gustan, así que sería difícil no reconocerlos. Agrégalos a la lista.
Revisa los elementos que tienes en la lista y junto a cada ítem agrégale el tiempo aproximado que gastas en cada uno al día. Por ejemplo, media hora en Facebook, 15 minutos en un sitio de noticias, otra media hora conversando con tus compañeros y tal vez unos 15 minutos de charla en Whatsapp. Listo. Ahora suma todo este tiempo. En mi caso usando cifras bastante conservadoras, tengo más o menos una hora y media sin trabajar en tareas aparentemente triviales. Posiblemente tu cifra sea de varias horas, pero te tengo una mala noticia. Es muy probable que sea mucho más tiempo que eso porque la cifra que has anotado es solamente una percepción de tiempo. Si midieras el tiempo real que gastas en cada una de estas tareas, es casi seguro que la cifra se eleve al doble. ¿No me crees? Recuerda la última vez que entraste a Facebook, Instagram, LinkedIn solo para actualizar tu estado y terminaste viendo fotos de todos tus amigos. Los elementos que tienes en esta lista son cosas que posiblemente disfrutas hacer y recuerda que, cuando uno se divierte, el tiempo vuela. ¿Qué tal si multiplicas esa cifra por dos para tener un número más realista? Son muchas horas, ¿no?
Según un estudio de la Universidad de California, en promedio apenas un 60 % del tiempo laboral se utiliza para trabajar. El resto se pierde en tareas triviales no productivas. Así, por ejemplo, si tu jornada laboral es de ocho horas, aprovechas solo unas cuatro o cinco horas en trabajar. El resto de tu tiempo productivo se va en esa lista que tienes en tus manos.