¿Qué es un gráfico PERT en la gestión de proyectos?

En la gestión de proyectos, hay una serie de herramientas y técnicas que se pueden utilizar para planificar, programar y coordinar tareas y recursos. Una de esas herramientas es un gráfico PERT.  Pero, ¿qué es exactamente un gráfico PERT y cómo ayuda a simplificar los proyectos complejos?

Este artículo proporcionará un tutorial completo de los gráficos PERT dentro de la administración de proyectos, incluida una definición completa del gráfico PERT, una visión general de las ventajas del gráfico PERT, desventajas y consejos sobre la mejor manera de usar un gráfico PERT para tu próximo proyecto.

¿Qué es un gráfico PERT?

Un gráfico PERT es una herramienta visual de gestión de proyectos que es útil para asignar tareas de proyecto y planificar la programación general del proyecto.

Muchas personas confunden PERT con el gráfico PERT, por lo que la mejor manera de proporcionar una definición completa del gráfico PERT es comenzar con la aclaración de ambos términos.

PERT significa Técnica de Revisión de Evaluación de Programas. PERT es la técnica real que se utiliza para crear un gráfico PERT. Mientras tanto, un gráfico PERT es el diagrama visual que resulta del uso de PERT. Piense en PERT como el proceso y el gráfico PERT como el resultado.

Los gráficos PERT permiten a los administradores de proyectos ver detalles de programación esenciales, como dependencias de tareas, estimaciones de duración de tareas y la cantidad mínima de tiempo en la que se puede completar un proyecto. Pero, no son la herramienta más fácil de usar o bien entendida.

¿Cuál es la diferencia entre un gráfico PERT y un diagrama de ruta crítico?

PERT y el método de ruta critica son técnicas de programación que un administrador de proyectos puede usar para ver las dependencias de tareas y estimar la duración del proyecto. Visualmente, los dos diagramas se parecen mucho, ya que ambos son diagramas de red. 

La principal diferencia está en los números utilizados para estimar. Los diagramas de ruta crítica utilizan un número para cada duración de la tarea, mientras que los diagramas PERT utilizan tres: mejor caso, peor caso y muy probablemente. El uso de tres números da como resultado varias duraciones potenciales del proyecto que se muestran en los gráficos PERT.

¿Cuál es la diferencia entre un gráfico PERT y un gráfico de Gantt?

Los gráficos de Gantt son una herramienta popular para visualizar los horarios de los proyectos. Son un tipo de gráfico de barras que también muestra las dependencias de tareas y las escalas de tiempo del proyecto.

Los gráficos de Gantt tienden a ser menos técnicos y más fáciles de entender para los espectadores, ya que no incluyen el mismo nivel de detalle que los gráficos PERT.

Por esta razón, los gráficos PERT tienden a ser mejores para estimar inicialmente los plazos del proyecto, mientras que los gráficos de Gantt a menudo se prefieren para mantener a las partes interesadas actualizadas durante el proyecto.

Para entender mejor las diferencias entre los dos, echa un vistazo a nuestro artículo sobre gráficos de PERT frente a gráficos de Gantt.  

¿Qué es un ejemplo de un gráfico PERT?

Aquí está un ejemplo de gráfico de PERT.

(Fuente: Wikipedia/original image by user Dbsheajr)

Cada cuadro representa una actividad o tarea del proyecto. Dentro de cada cuadro, hay siete secciones, cada una de las que muestra una información diferente sobre la tarea:

• El cuadro rectangular en el centro muestra el número de tarea o el nombre.
• El cuadro superior izquierdo indica Early Start (ES), lo antes posible puede comenzar la tarea.
• El cuadro central superior es la duración de la tarea, que se encuentra mediante la técnica PERT.
• El cuadro superior derecho indica Early Finish (EF), el más antiguo puede finalizar la tarea.
• El cuadro inferior derecho muestra Late Finish (LF), el último que una tarea puede terminar.
• El cuadro central inferior es la holgura, la cantidad de tiempo que la tarea puede deslizarse sin cambiar la fecha de finalización del proyecto.
• El cuadro inferior izquierdo muestra Late Start (LS), la última tarea puede iniciarse.

¿Cómo se utiliza un gráfico PERT en la gestión de proyectos?

Al calcular todos los números que se muestran en un gráfico PERT, puede identificar la longitud total esperada del proyecto, qué tareas están en la ruta crítica y cuánta holgura tiene cada tarea.

Esta información le permite estimar la duración del proyecto y priorizar las tareas en función de si pueden permitirse el lujo de retrasarse sin empujar toda la programación.

Para utilizar un gráfico PERT en la gestión de proyectos, siga estos pasos:

1. Comience por enumerar todas las tareas necesarias para su proyecto.
2. Tenga en cuenta las dependencias  entre actividades.
3. Haga una tabla con seis columnas:
   
   
   1. Nombre o número de tarea
   1. Predecesor (Nombre o número de tareas que deben realizarse antes de que una actividad pueda comenzar)
   1. Estimación de duración optimista/mejor caso
   1. Estimación de duración media de la tarea
   1. Estimación del peor caso/duración pesimista
   1. Tiempo esperado
4. Estimar las mejores, peores y medias de duración para cada tarea.
5. Utilice esta fórmula para rellenar los tiempos esperados: (Mejor caso + (4 x promedio) + peor caso) / 6
6. Utilice una plantilla de gráfico PERT para empezar a rellenar el diagrama real. Trabaje de izquierda a derecha, rellenando los nombres de las tareas en orden en función de los predecesores.
7. Utilice los tiempos esperados que calculó para introducir la duración.
8. La tarea de inicio tendrá un inicio anticipado (ES) de 0, ya que es el principio. El acabado temprano (EF) debe ser igual a ES + duración.
9. ES de la siguiente tarea será igual al EF del predecesor. Trabaje de izquierda a derecha, rellenando estas dos cajas para cada tarea.
   1. Si una caja tiene dos o más predecesores conectados a ella, es el último de los PADREs conectados a ella. (Es decir, si la tarea A tiene un EF de 2 y la tarea B tiene un EF de 4, y ambos deben completarse antes de que la tarea C pueda iniciarse, la tarea C más temprana puede iniciarse es 4.)
10. Una vez que llegue a la tarea final, EF se convierte en LF (Late Finish) – este es el más largo que desea que el proyecto tome.
11. Ahora trabaje hacia atrás, de derecha a izquierda, para calcular los LFs y LSs (Late Starts).
    
    
    1. Comience con el último LF que acaba de rellenar y restar la duración para obtener el LS de la tarea.
    1. A continuación, utilice ese LS como el LF de la tarea que la precede directamente.
12. El número final que calcula es Slack. Slack – LF – EF. Esto muestra cuánto tiempo puede pasar una tarea desde su fecha de inicio planificada sin que se retrase la programación general.
13. Las tareas que tienen Slack 0 están en la ruta crítica. Puede resaltarlos en otro color para ayudarles a destacar.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los gráficos PERT?

Las ventajas del gráfico PERT incluyen:

• Resaltar las dependencias de tareas y la ruta crítica.
• Estimaciones más precisas que cuando se confía en estimaciones de duración de una sola tarea.
• Fácil de ver cuánto tiempo las tareas no críticas se pueden retrasar sin afectar a la fecha de finalización del proyecto.

Las desventajas del gráfico PERT incluyen:

• Las duraciones todavía se basan en estimaciones. Si ha hecho un mal trabajo al elaborar sus números, este método no será más preciso que el método de ruta de acceso crítico.
• Los gráficos PERT pueden llevar mucho tiempo y ser difíciles de crear y actualizar.
• Pueden ser confusos para las partes interesadas interpretar.
• PERT asume que una tarea debe finalizar antes de que se inicie la siguiente. Otros tipos de relaciones de dependencia no funcionarán bien con esta técnica.