En la gestión de proyectos, una de las formas más eficaces de mantener alineados a las partes interesadas y a los equipos es mediante el uso de un plan de comunicación. Pero, ¿qué es un plan de comunicación de proyectos y cómo ayuda a que los proyectos funcionen sin problemas?
Los sesgos cognitivos naturales como el pensamiento grupal, las expectativas no realizadas y la falta de encuadre contextual pueden encayar en el éxito del proyecto. La creación de un plan de comunicación de proyecto se adelanta a todos estos desafíos estableciendo un flujo de trabajo al que todos pueden consultar a lo largo de todo el proceso de colaboración.
Conozcamos estos detalles del plan de comunicación necesarios y descubre una nueva plantilla que te ayudará a obtener todos tus colaboradores en la misma página en todo momento.
Por qué es importante una comunicación eficaz
La comunicación eficaz es importante porque las averías a menudo ocurren cuando los objetivos no están alineados, los correos electrónicos se pierden y no se crean las herramientas adecuadas.
Una encuesta de PMI encontró que el 30% de los encuestados identificó la “mala comunicación” como la razón principal del fracaso del proyecto. Y, teniendo en cuenta el coste del fracaso, no es de extrañar por qué un plan de comunicación es necesario para cada proyecto que se inicie.
Crear un plan de comunicación eficaz significa preparar a tu equipo para el éxito.
¿Qué es un plan de comunicación de proyectos?
Un plan de comunicación de proyectos es un acuerdo entre colaboradores y partes interesadas que describe qué, cuándo y cómo se compartirá la información a intervalos clave. La información como las actualizaciones de estado, las preguntas relacionadas con las tareas y los detalles de la reunión deben incluirse en esta guía escrita. El objetivo es definir y agilizar las comunicaciones del equipo tanto como sea posible.
¿Por qué es importante un plan de comunicación en la gestión de proyectos?
Un plan de comunicación es importante en la gestión de proyectos porque ayuda a que las partes interesadas, los clientes, los freelancers y los miembros del equipo estén en la misma página. Los planes de comunicación fallan si hay una discusión excesiva en torno al proyecto o si no se define el alcance de cada interacción (como notas de copia detalladas frente a sugerencias de imagen general). Estas cuestiones pueden tener un efecto significativo en los plazos y los presupuestos.
Un plan de comunicación de proyectos también establece límites profesionales. Por ejemplo, es posible que las partes interesadas quieran limitar su interacción al correo electrónico, mientras que sus freelancers pueden sentirse cómodos con los mensajes de texto cuando la conversación es sensible al tiempo que están bien informados en todo momento.
¿Qué entra en un buen plan de comunicación de la gestión de proyectos?
Esto es lo que todo buen plan de comunicación en la gestión de proyectos incluye:
- Una hoja de contacto con roles de colaborador e información de contacto relevante que destaca a los propietarios de la fase del proyecto
- Enumere lo que debe comunicarse a lo largo del proyecto, como actualizaciones de reuniones y esquemas de contenido
- Incluir las 5 Porqués (5What´s) de comunicación virtual (quién, qué, dónde, cuándo, por qué) para cada tipo de comunicación principal
- Destacar cosas buenas que debes saber con respecto a la formalidad, los detalles personales, pequeños detalles, remarcar los roles o las solicitudes especiales de los colaboradores
- Crear una programación de eventos para las llamadas telefónicas planificadas previamente, las reuniones de estado virtuales que realmente funcionan y los check-ins digitales
- Designar los tipos de actualización de estado, dónde se ubicarán y quién los actualizará
- Asignar revisores a tareas que los requieran
- Definir el método de comunicación, la fecha/hora y la frecuencia de cada tipo de comunicación principal
Ejemplos de planes de comunicación
Su hoja de ruta única para un plan de comunicación eficaz variará dependiendo de su cliente, tu equipo y el alcance de su proyecto. Utilice estos ejemplos para inspirar e informar su siguiente esquema.
- Protocolo de actualización del proyecto: Acuerda con el cliente la frecuencia con la que deseas que se le actualice sobre el estado de su proyecto. ¿Qué incluirá la actualización del proyecto (estadísticas relevantes, hitos y próximas fases)? ¿Esta actualización del proyecto se entregará por correo electrónico, llamada de Zoom o tarea en la herramienta? Fundamental cuidar estos detalles para permitir una comunicación más transparente y profesional.
- Resolución de quejas de clientes: etiquete la comunicación como “queja del cliente”, asigne un objetivo y una escala de tiempo y, a continuación, agregue un aprobador. Designe los pasos siguientes para la aprobación en la propia tarea. Haga que el aprobador actualice el estado de la tarea de Abierto a Cerrado una vez que se resuelva la queja.
- Cumplimiento del pedido: escriba manualmente el pedido, agregue el nombre y la descripción (incluidos los artículos, los KPI u OKR y la ubicación, etc.) y, a continuación, asígnelo a un miembro del equipo. Automatice la operación de la cadena de suministro mediante la creación de dependencias de tareas para cada nuevo pedido, como desencadenar la finalización de la tarea de pedido para notificar a un miembro del equipo de servicio al cliente cuando debe enviar un correo electrónico al cliente con una actualización.
- Creación de copias web: agregue una lista de estados del proceso de revisión que incluya “esquema de página web”, “página web en curso” y “página web lista para revisión”. Pida a los miembros del equipo que redacten la copia a @mention revisores cuando hayan completado cada página para mantener el proyecto en marcha.
¿Cuáles son los beneficios de un buen plan de comunicación del proyecto?
Los beneficios de un buen plan de comunicación del proyecto incluyen mantenerse en línea con el presupuesto, la línea de tiempo y las expectativas de alcance, por nombrar algunos. La estrategia correcta puede resolver la mayoría de las principales interrupciones de comunicación antes de que ocurran.
Tener un plan por adelantado hace que sea más fácil centrarse en la finalización de tareas en lugar de olvidar quién dijo qué en la última reunión o tener que examinar docenas de cadenas de correo electrónico para la última actualización.
Un plan de comunicación de proyecto efectivo también le ahorra el esfuerzo de tener que responder correos electrónicos individuales de “cuál es el estado”. Cuando hay un plan para garantizar que todas las partes interesadas se mantengan adecuadamente informadas, el equipo del proyecto puede responder al cambio, administrar clientes y mantener un buen nivel de comunicación.
Presentación de la plantilla de plan de comunicación
Además de las capacidades de gestión de proyectos personalizados, tenemos otro recurso que puede utilizar para maximizar la productividad del equipo: la plantilla del plan de comunicación. Prepara una plantilla a tu flujo de trabajo, conecte la información más importante e inicial de tu proyecto con un sistema eficaz para compartir y solicitar actualizaciones.
Resumen del análisis de las partes interesadas y las funciones que desempeñarán en el proyecto
- Intereses u objetivos clave del proyecto
- Líderes de equipo para el proyecto
- Canales de comunicación preferidos con protocolos adecuados
- Expectativas de frecuencia de comunicación
- Creación de tareas recurrentes