Los gestores de proyecto tienen una serie de herramientas en su arsenal que pueden ayudarles a abordar posibles desafíos y obstáculos. Una de estas herramientas es el registro de riesgos del proyecto. Pero, ¿qué es un registro de riesgos, cómo se utiliza uno y cómo puede evitar que su próximo proyecto se descarrile?
En esta guía, le guiaremos a través de exactamente qué incluir en su registro de riesgo de proyecto, así como detalles sobre cuándo y cómo crear y mantener uno para su próximo proyecto.
¿Qué es un registro de riesgos?
Un registro de riesgos de proyecto es una herramienta que los gestores de proyectos utilizan para realizar un seguimiento y supervisar los riesgos que podrían afectar a sus proyectos. La gestión de riesgos es un componente vital de la gestión de proyectos, ya que es la forma en que se combaten proactivamente los posibles problemas o contratiempos.
El uso de un registro de riesgos de proyecto, también llamado registro de riesgos es una parte esencial de este proceso de gestión de riesgos.
¿Cuál es el propósito de un registro de riesgos?
El propósito de un registro de riesgos de gestión de proyectos es identificar, registrar y realizar un seguimiento de los posibles riesgos del proyecto. Un riesgo en la gestión de proyectos es cualquier cosa inesperada que podría suceder que afectaría positiva o negativamente a tu proyecto.
Cada vez que alguien identifique algo que pueda afectar tu proyecto, debe ser evaluado por ti y por el equipo, así como registrado en su registro de riesgos.
¿Por qué necesita un registro de riesgos?
Necesita un registro de riesgos porque, a medida que los proyectos se vuelven más grandes, más largos y complejos, se hace cada vez más difícil mantenerse al tanto de todo. Si no se realiza un seguimiento de los riesgos en una ubicación central y se revisan con regularidad, es posible que se pierda algo u se olvide.
Algunos riesgos pueden parecer pequeños o poco probables, al principio, pero tienen el potencial de afectar su proyecto, sin embargo. Algunos ejemplos de riesgos del proyecto pueden ser:
- Riesgo de datos/seguridad (materiales que son hackeados o robados)
- Riesgo legal (litigios o cambios en la ley que impactan el proyecto)
- Evento catastrófico (incendio, inundaciones, daños por tormentas)
- Interrupción de la cadena de suministro
La gestión de riesgos consiste en identificar los problemas potenciales a tiempo para que pueda decidir cómo manejarlos. También le permite realizar un seguimiento de los riesgos a lo largo del tiempo para ver si están cambiando y cómo están cambiando.
Cuando se identifica un riesgo por primera vez, es posible que lo consideres tan poco probable que no te molestes en hacer nada al respecto. Pero, ¿qué pasa si, a medida que avanza el proyecto, el riesgo se vuelve mucho más probable que ocurra? Al realizar un seguimiento de sus riesgos, puede notar cambios como este lo suficientemente pronto como para tomar medidas.
¿Quién crea un registro de riesgo de proyecto?
Si está trabajando en un proyecto muy grande, complejo o crítico, puede tener un coordinador de riesgos o un administrador de riesgos en su equipo. En este escenario, sería tu trabajo crear y mantener el registro de riesgos. Esto es una labor que puede hacer un knowmad en trabajo remoto y en cualquier lugar, no tienes por que ser en la oficina.
Sin embargo, para la mayoría de los proyectos, la responsabilidad de crear el registro de riesgos recae en el director del proyecto.
Esto no significa que el gestor de riesgos o el director de proyecto sea responsable de identificar o tomar medidas contra todos los riesgos. Todos los miembros del equipo del proyecto y potencialmente afectados por el éxito del proyecto deben ayudar a identificar y evaluar los riesgos.
Por ejemplo, el cliente o patrocinador puede ser consciente de un problema potencial que nadie en el equipo del proyecto conocía.
¿Qué se incluye en un registro de riesgos?
Un registro de riesgos es esencialmente una tabla de riesgos del proyecto que le permite realizar un seguimiento de cada riesgo identificado y cualquier información vital al respecto.
Las columnas estándar incluidas en un registro de riesgos del proyecto son:
- Número de identificación (para referirse o identificar rápidamente cada riesgo)
- Nombre o breve descripción del riesgo
- Categorías de riesgo (ya sean internas o externas, relacionadas con el material o relacionadas con la mano de obra, etc.)
- Probabilidad (cuán probable es que se produzca el riesgo)
- Impacto (si el riesgo se lleva a cabo, cuán seriamente afectará a su proyecto)
- Calificación (donde este riesgo cae en
su lista de prioridades) Enfoque (supervisará el riesgo, tratar de mitigarlo, evitarlo, etc.) - Acción (si planea mitigar o evitar el riesgo, cuáles son los pasos involucrados y cuándo se producirán)
- Persona responsable de supervisar o
mitigar el riesgo Comentarios
Cómo crear un registro de riesgos
Para crear un registro de riesgos, todo lo que necesita hacer es crear una tabla con las columnas cubiertas anteriormente y empezar a rellenarla con riesgos de proyecto.
Vamos a repasar un par de columnas con más detalle para ayudarle a determinar cómo rellenarlas:
Categorías de riesgo: El propósito de las categorías es ayudarle a ordenar los riesgos por categoría para que sea más fácil monitorearlos y entender lo que afectan. Debe personalizarlos para su negocio y proyecto.
Incluso puede optar por tener columnas para categorías
separadas. Por ejemplo, es posible que desee una columna que identifique qué sprint podría verse afectado y otra que identifique qué tipo de trabajo (desarrollo, pruebas, etc.) se verá afectado.
Probabilidad e impacto: Hay dos formas de evaluar el riesgo: cualitativo y cuantitativo. Cualitativa es la forma más simple y común. Con este enfoque, generalmente evalúa la probabilidad y el impacto en una escala de 3-5 puntos, como muy alta, alta, media, baja y muy baja. El riesgo cuantitativo requiere la asignación de valores numéricos.
En lugar de decir que podría haber un impacto “alto”, es necesario definirlo en términos cuantificables, como un retraso de horario de dos a cuatro semanas o un aumento del 5% en el costo.
Puntuación: Si utiliza un método de evaluación de riesgos cualitativo, su calificación suele multiplicarse por el impacto. Si la probabilidad es alta (4) y el impacto es medio (3), entonces su calificación sería 12 (4 x 3). Este método le ofrece una forma sencilla de ordenar y priorizar los riesgos rápidamente. El análisis cuantitativo del riesgo no es tan simple.
Es difícil comparar y clasificar un 60% de probabilidad de un retraso de horario de dos semanas con un 40% de probabilidad de un aumento del 10% en los costos.
Para que esto funcione, deberá calificar los impactos de programación y presupuesto para que se puedan comparar. Por ejemplo, podría considerar un retraso de seis semanas y un aumento del presupuesto del 10% para que ambos sean un “impacto muy alto” y asígneles un “5”.
Sin embargo, elija realizar un seguimiento y evaluar los riesgos, asegúrese de que sea estándar en todo el proyecto. Si los miembros del equipo evalúan los riesgos de manera diferente o rellenan columnas de forma inconsistente, es más difícil ver, realizar un seguimiento y priorizar los riesgos del proyecto.
Utilice una plantilla para crear un registro de riesgos de proyecto eficaz
¿Sabía que puede crear, actualizar, mantener y compartir su registro de riesgos directamente en tu software de gestión de proyectos? Gracias a los campos personalizados de las herramientas es fácil crear y modificar tu registro para reflejar exactamente qué columnas y categorías necesitas rastrear, estas herramientas pueden ser desde una simple Excel, hasta un Trello, Notion, Planner……. yo te comento estas por que son las que mejor conozco pues las uso en el día a día.
Además, puede compartirlo fácilmente con tu equipo y otras partes interesadas para obtener su opinión. También puede incorporarlo a tus informes y paneles, por lo que los riesgos siempre son lo más importante, y nada importante se pasa por alto.