¿Qué es una sola fuente de verdad o SSoT?

Primero vamos a empezar por la definición. ¿Qué es una única fuente de la verdad (SSOT, por sus siglas en inglés)?

La única fuente de la verdad (SSOT) es un concepto utilizado para asegurar que todos los integrantes de una organización basen sus decisiones comerciales en los mismos datos

Como mánager de proyectos saber que un fallo del proyecto puede ocurrir debido a muchas razones en de lo más normal. De hecho, casi el 42% de los mánager de confirmaron que los procesos ineficientes eran la razón clave para que un proyecto se desviase.

Otras causas posibles pueden incluir cualquier cosa, desde un lento progreso del trabajo, una colaboración multifuncional o multidisciplinar  débil, confusión entre múltiples orígenes de datos o baja accesibilidad a los datos. El uso de una única fuente de verdad (SSoT) puede controlar significativamente los errores del proceso y garantizar la entrega a tiempo para obtener resultados empresariales reales y demostrables.

Los mejores mánager de proyectos aprovechan la automatización del trabajo, el análisis en tiempo real y el trabajo colaborativo para obtener 5 veces más resultados con los recursos existentes. La creación de un SSoT ayuda a evitar los excesos de horarios y costos al garantizar que todas las partes interesadas utilicen la misma información actualizada para sus decisiones.

Así es como una sola fuente de verdad puede apoyar su transformación digital y el éxito del proyecto.

¿Cuál es la única fuente de verdad (SSoT)?

Un SSoT es un sistema donde una organización crea una arquitectura de información accesible. Almacena datos organizativos y es la base para todas las decisiones empresariales. Un SSOT también se conoce como una sola versión de la verdad o el registro de oro.

¿Cómo funciona la única fuente de verdad?

Una única fuente de verdad funciona identificando primero una ubicación principal para almacenar datos de la organización. Agregue todos los componentes de datos de varios departamentos y sistemas al área principal, como un espacio de trabajo de administración de proyectos.

Todos los equipos departamentales proporcionan acceso completo a sus datos, información y sistemas. Los principales equipos de gestión de proyectos utilizan la automatización inteligente para integrar los datos departamentales en su única fuente de verdad.

Fuente única de la verdad frente al sistema de registro — ¿Cuál es la diferencia?

A pesar de que un sistema de registro y una sola fuente de verdad suenan bastante similares, son conceptos completamente diferentes.

Una única fuente de verdad es la fuente definitiva de datos organizativos. Todas las partes interesadas del proyecto utilizan los datos del SSoT para sus actividades y para tomar decisiones de proyecto. En mi caso esto creando una fuente de la verdad que une varios sistemas desde un SalesForce hasta un BI, pasando por herramientas add-hoc departamentales. Aunque tengo que reconocer que para identificar he tenido que ir por obligación a una Excel usando el PowerPivot, en contra de mi forma de pensar de tener un Dashboard y atacar desde ahí las fuente de registro y del sistema, creando una fuente de la verdad SSoT para poder atacar con PowerBi, y así poder tomar decisiones.

Entonces, ¿qué es un sistema de registro? En pocas palabras, es una fuente definitiva para almacenar un tipo específico de datos. Por ejemplo, un sistema de información de recursos humanos (HRIS) es un sistema de registro para el departamento de recursos humanos.

¿Cómo puede su negocio beneficiarse de una única fuente de verdad en la gestión de proyectos?

Empresas de todo el mundo, como AirBnb, tareas repetitivas y lograr el éxito del proyecto. Al igual que Hoon Kim, Creative Production Manager de Airbnb dice: “El equipo puede concentrarse en su propia transmisión de trabajo, mientras se mantiene conectado al proyecto más grande utilizando las funcionalidades que te ofrece la herramienta de gestión de los datos.

• Reducción de la duplicación de datos La presencia de datos duplicados pierde el tiempo de sus empleados y puede terminar descarrilando el proyecto. El equipo del proyecto utiliza datos estandarizados, relevantes y actualizados con una única verdad del equipo cada vez.
• Menos tiempo necesario para la recopilación de datos y más tiempo disponible para dedicar al trabajo del proyecto ¿Sabe que los empleados pasan unas dos horas al día o 9,5 horas a la semana en busca de datos del proyecto? ¿Por qué no capacitarlos para hacer más consolidando sus flujos de trabajo de proyecto, comunicación interna y compartir activos en un solo lugar? Permita que los miembros de su equipo de proyecto pasen su tiempo donde más importa, en el trabajo del proyecto. Poner a su disposición datos de proyecto precisos y actualizados, en cualquier momento con un SSoT.
• Proporcionar datos correctos a los responsables de la toma de decisiones del proyecto Según un pulso PMI global de la profesión® estudio, la recopilación de datos inexacta representó el 37% del total de fallas del proyecto. Evitemos costosos errores de proyecto proporcionando datos precisos a sus responsables clave de la toma de decisiones utilizando un software de verdad dedicado para el dicho análisis. Hoy en día debemos tener claro el uso de los paneles dinámicos y de la importancia de la visualización de los datos. Y sobre todo para la gestión de los proyectos.
• Mayor rendición de cuentas Con una sola verdad de equipo, todo el mundo sabe quién está trabajando en lo que por lo que ya no recibe comentarios como “¡Pensé que no era responsable de eso!” La rendición de cuentas individual sigue siendo alta, ya que el estado de trabajo de todos es claro para los otros miembros del equipo del proyecto.
• Las prioridades del equipo se alinean en una dirección Su objetivo número uno es hacer que su proyecto tenga éxito. Para ello, necesitas que todos trabajen hacia un objetivo compartido. Con una única fuente de verdad, puede realizar un seguimiento si las prioridades individuales se alinean con las prioridades del equipo para evitar cualquier bache del proyecto inoportuno.

¿Cuáles son los desafíos para una sola fuente de verdad?

Tu te  puedes enfrentar algunos obstáculos para crear y establecer una verdad de proyecto:

• Recopilación de datos precisos y de alta calidad Proteger los datos correctos es fundamental al crear un SSoT. Desea que los datos sean precisos, de alta calidad y aprobados oficialmente. Una vez que tenga los datos correctos, es el momento de filtrarlo y almacenarlo en una plataforma organizativa unificada y accesible.
• Conseguir la entrada de participantes o usuarios finales ¿Compra ejecutiva? No hay duda de que lo necesitas. Para implementar la verdad de su proyecto, necesita una entrada de todos los líderes empresariales senior. Esta es una manera de hacerlo: involucrarlos en la finalización de los puntos de datos y la identificación de las fuentes de datos para configurar el SSoT.

Cómo implementar tu primera fuente única de verdad

Estos son los pasos críticos para implementar su primer SSoT:

1. Configurar los requisitos de datos de los equipos multifuncionales Identifique el origen de datos para la primera prueba. Permita que tu equipo de TI identifique y registre los requisitos de datos de todos los equipos de proyecto multifuncionales. Deben hacer preguntas como “¿Qué tipo de datos se necesitan?” y “¿Se requiere permiso para el acceso?”
2. Establecer el proceso de recopilación de datos Una vez identificados los requisitos de datos para los equipos de proyecto, es el momento de configurar el proceso de recopilación de datos fundamentales. Desglose los amplios conjuntos de datos para identificar un conjunto más estrecho de puntos de datos. Esto ayudará a comparar datos o una operación empresarial específica. Asegúrate de que esté bien definido y medible.
3. Obtener la entrada de los usuarios finales de todos los equipos de proyecto ¿No hay entrada de participantes? ¡No hay problema! Consiga que tus equipos de proyecto se impliquen compartiendo puntos de acceso a datos con ellos. Muéstrales lo fácil que es utilizar una plataforma de gestión de trabajo, proyectos y se sobre todo el dashboard, y verán lo versátil que es.
4. Garantizar que se cumpla el cumplimiento Cualquier ajuste en la organización de datos y las reglas de accesibilidad de datos podría infringir accidentalmente cualquier norma de cumplimiento de la organización. Ciertamente no querrás eso. Asegúrese de que los flujos de trabajo internos de SSoT y los desafíos de datos cumplen con las normas y se cuidan todos los aspectos de seguridad y sobre todo hoy en día este es un aspecto clave.
5. Hacer que los datos sean accesibles a todos los equipos de proyectos multifuncionales y multidisplinares. Por último, es hora de dar acceso a los datos de forma segura a los equipos de trabajo tanto los multidisplinares como los multifuncionales. Capacita a esos equipos para hacer más fácil el seguimiento de las discusiones de proyectos, las aprobaciones en un solo lugar y obtener visibilidad en tiempo real de los estados de trabajo del equipo. El acceso a los datos del proyecto es más fácil y rápido con permisos automatizados alineados con los roles de empleado en un SSoT.