Su proyecto no termina en una fecha límite determinada. Ni siquiera ha terminado después de que el cliente envíe su nota de agradecimiento final. Su proyecto finaliza oficialmente después de haber realizado una evaluación exhaustiva utilizando un informe de cierre del proyecto. Un informe de cierre de proyecto es la forma número uno de determinar si un proyecto se ha realizado correctamente o no. También es la herramienta de aprendizaje más útil para los equipos que esperan planificar su próximo proyecto basado en ideas pasadas.
Sigue leyendo este post para averiguar cómo escribir un informe de cierre de proyecto, qué va en una lista de verificación de cierre de proyecto y lo que realmente se necesita para mejorar tu proceso con el tiempo.
¿Qué es un documento de cierre de proyecto en la gestión de proyectos?
En la gestión de proyectos, el cierre del proyecto es una evaluación formal por escrito de un proyecto. Documenta todas las fases de la gestión de proyectos en un informe digerible. A través de la introspección, un director de proyecto aprende lo que funcionó y lo que no, con eso es con lo que se va a quedar. Un informe de cierre del proyecto también muestra una prueba de que el equipo del proyecto entregó lo que prometieron que harían al principio.
La importancia de las estrategias de cierre de proyectos
Los gerentes de proyecto utilizan un informe de cierre de proyecto para analizar el “por qué” detrás de cada respuesta. Todos estos detalles forman una imagen clara de lo que sucedió y cómo pueden seguir mejorando en el futuro.
Después, compilan sus hallazgos en un informe o documento para compartirlos con las partes interesadas, los clientes y los miembros del equipo. Debido a que el director del proyecto ha trabajado íntimamente con los tres grupos, tienen una perspectiva clara de los resultados del proyecto desde todos los ángulos.
Además, cualquier persona de su equipo con acceso al informe de cierre del proyecto puede encontrar maneras de mejorar su propio proceso en el futuro. También es un gran punto de referencia para futuros proyectos que incluyen tareas u objetivos similares.
Y, si desea obtener más financiación, un documento como este puede comunicar la necesidad de un mejor software, miembros adicionales del equipo o una mejor asignación de recursos para proyectos futuros utilizando datos reales.
Dados todos los beneficios, la importancia del cierre del proyecto debe ser obvio la gran utilidad que tiene el hacerlo bien.
¿Qué incluyo en una lista de comprobación de cierre de proyecto?
Además de aprender sobre el éxito o el fracaso de la asignación, cada lista de verificación de cierre del proyecto debe incluir todos los pasos legales y logísticos necesarios para atar los cabos sueltos. Lo que significa que ninguna lista de verificación de cierre de proyecto estaría completa sin:
- Los requisitos originales del proyecto de todas las partes interesadas, incluidos el calendario y el presupuesto
- Prueba de que cada requisito se cumplió utilizando datos de un software de gestión de proyectos
- Pago de cualquier factura pendiente y relacionada con proveedores, socios o proveedores
- Una revisión holística del rendimiento para todas las secciones principales del proyecto
- Una carpeta organizada que incluye todos los archivos de proyecto y comunicaciones relacionados que se conservarán como parte de su archivo
- Lecciones aprendidas y comentarios de los clientes
- Confirmación de que el cliente ha recibido todos sus entregables
- La liberación o transferencia de los recursos restantes del proyecto
- Desbordar y mencionar adecuadamente a cualquier socio o freelancers de una sola vez incorporados para este proyecto específico.
¿Cómo sabes cuándo estás en la fase de cierre del proyecto?
Tu ya sabes que estás en la fase de cierre del proyecto cuando has completados todos los objetivos o el cliente ha terminado la asignación por cualquier motivo. Al administrar un proyecto de principio a fin, ayuda a mantener en cuenta los KPI de su proyecto para que tu informe de cierre del proyecto se expanda en los principales hitos y logros.
Cómo utilizar los informes de cierre de proyectos para mejorar tus próximos proyectos
- Consulte el software de gestión de proyectos para conocer los plazos, los presupuestos y los objetivos proyectados frente a los reales. Es normal estar un poco por encima o por debajo de sus números originales, pero grandes huecos deben ser una bandera roja que algo tiene que cambiar.
- Vea qué obstáculos comunes podrían haberse evitado. Haga un plan para protegerse de ellos en el futuro.
- Encuentre patrones de imagen general entre este y otros ciclos de vida de administración de proyectos que deben corregirse.
- Observe la asignación de recursos y encuentre maneras de distribuir mejor las cargas de trabajo en toda la organización mediante una herramientas visuales como Trello, Planer, Notion…..
- Revise las comunicaciones de clientes y equipos, como mensajería y uso compartido de archivos. Las herramientas de gestión de proyectos simplificadas deben ayudar a realizar un seguimiento de todo en un solo lugar accesible. Si aún no estás usando uno, busca maneras de mejorar tu sistema actual para que no pierdas tiempo valioso en el futuro.
Crear informes de cierre de proyectos
Esencialmente, el informe del proyecto de cierre del proyecto desglosará el éxito de proyectos complejos utilizando una estrategia y una lista de comprobación eficaces. No solo documentará la aprobación de tu cliente, sino que también ayudará a tu equipo a terminar las cosas y a seguir evolucionando su proceso con el tiempo.
Si desea maximizar el impacto de su informe de cierre de proyecto utilizando herramientas de comunicación robustas, plazos visuales y archivos de proyecto